Datenschutzinformation zum Compliance-Verfahren / Hinweisgebersystem bei ALDI SÜD
Am 02.07.2024 ist in Deutschland das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten, welches Beschäftigungsgeber verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten. Bei diesen Stellen können Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben, diese Verstöße melden. Diese Verpflichtung trifft alle deutschen Gesellschaften der Unternehmensgruppe ALDI SÜD. Bereits vor dem Inkrafttreten des HinSchG hat ALDI SÜD Compliance-Verfahren durchgeführt, um den berechtigten Interessen und rechtlichen Pflichten (insb. dem Legalitätsprinzip nach §§ 30, 130 OWiG) zur Aufklärung und Behebung von Rechtsverstößen gerecht zu werden. Dies gilt auch künftig für solche Meldungen, die nicht in den Anwendungsbereich des HinSchG fallen.
Im Rahmen von Compliance-Verfahren verarbeitet ALDI SÜD personenbezogene Daten von Personen, die als Hinweisgeber, Beschuldigte oder Zeugen am Verfahren beteiligt sind. Diese betroffenen Personen können Beschäftigte von ALDI SÜD, aber auch Lieferanten, Geschäftspartner oder sonstige Personen sein, die beruflich mit ALDI SÜD zu tun haben.
Verantwortlichkeit
Verantwortlich für Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit Compliance-Verfahren ist grundsätzlich diejenige ALDI SÜD Gesellschaft, die als Beschäftigungsgeber oder Geschäftspartner für einen gemeldeten Verstoß zuständig ist. In der Regel ist dies diejenige ALDI SÜD Gesellschaft, mit der ein Vertragsverhältnis besteht.
Für die ALDI SÜD Unternehmensgruppe wurde eine zentrale Konzernmeldestelle eingerichtet, welche im Auftrag aller deutschen ALDI SÜD Gesellschaften Compliance-Verfahren und die damit verbundenen Datenverarbeitungen durchführt. Diese zentrale Konzernmeldestelle besteht aus
- Risk and Compliance Management (RCM) ALDI SÜD International Services SE & Co. oHG
sowie bei Meldungen mit Datenschutzbezug
- Data Protection Officer & Data Protection Advisory ALDI SÜD Dienstleistungs-SE & Co. oHG
Kontakt zum Datenschutzbeauftragten
Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten: datenschutzbeauftragter@aldi-sued.de
Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten wir darum, zunächst über diese E-Mail-Adresse eine direkte Kontaktaufnahme anzufordern.
Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Die Zwecke der Datenverarbeitung bestehen in der Erfüllung gesetzlicher Aufgaben und Pflichten, insbesondere solcher nach dem HinSchG. Diese umfassen den Schutz von hinweisgebenden Personen sowie den Schutz derjenigen Personen, die Gegenstand einer Meldung sind („Beschuldigte“) und sonstiger Personen, die von einer Meldung betroffen sind (vgl. § 1 HinSchG). Die Aufgaben und Pflichten umfassen des Weiteren die Aufklärung eines gemeldeten Verstoßes sowie das Ergreifen angemessener Folgemaßnahmen zur Behebung. Die in diesem Zusammenhang erhobenen und verarbeiteten Daten können auch zum Zweck der Rechtsausübung, -durchsetzung bzw. Rechtsverteidigung verarbeitet werden, sofern keine gesetzlichen Vorschriften - insb. zum Schutz der am Verfahren beteiligten Personen - diese Nutzung verbieten.
Die interne Meldestelle von ALDI SÜD verarbeitet personenbezogene Daten grundsätzlich auf der Rechtsgrundlage einer rechtlichen Verpflichtung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 10 S. 1 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) sowie den §§ 13, 17, 18 HinSchG, welche die gesetzlichen Aufgaben interner Meldestellen festlegen. Im Einzelfall erhebt die interne Meldestelle im Rahmen des Meldeverfahrens auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO oder personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten i.S.v. Art. 10 DSGVO. Dies kann etwa der Fall sein, wenn ein übermittelter Hinweis entsprechende Daten enthält. Die Verarbeitung solcher besonderen Kategorien personenbezogener Daten erfolgt auf Basis von § 10 Satz 2 HinSchG und ist zulässig, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben der Meldestelle erforderlich ist. Sofern wir Daten von hinweisgebenden Personen zur Aufklärung weitergeben, erfolgt diese Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung der hinweisgebenden Person, welche vor der Weitergabe gesondert bei der betroffenen Person eingeholt wird, vgl. § 9 Abs. 3 Nr. 2 HinSchG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine solche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Es besteht keine Pflicht für hinweisgebende Personen, personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen. In diesem Fall sind unsere Möglichkeiten zur Aufklärung und Behebung gemeldeter Verstöße jedoch möglicherweise eingeschränkt.
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.
Datenquellen und Kategorien personenbezogener Daten
ALDI SÜD wird grundsätzlich diejenigen personenbezogenen Daten verarbeiten, welche die interne Meldestelle von hinweisgebenden Personen erhält. Dies können insbesondere Namen, Adressen und Kontaktdaten der hinweisgebenden Personen, von Beschuldigten oder Zeugen sein sowie weitere Informationen zu den genannten Personengruppen, welche in der Meldung enthalten sind. Hinsichtlich der in einer Meldung beschuldigten Personen werden regelmäßig Informationen zum vorgeworfenen Rechtsverstoß enthalten sein. Es können außerdem besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten sein. ALDI SÜD wird zudem weitere Daten aus internen Quellen verarbeiten, soweit dies für das Verfahren erforderlich ist.
Kategorien von Empfängern der Daten
Gemäß § 8 Absatz 1 Satz 1 HinSchG hat die interne Meldestelle die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Personen, der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und der sonstigen in der Meldung genannten Personen zu wahren. Personenbezogene Daten dürfen grundsätzlich von der internen Meldestelle nicht offengelegt werden. Ausnahmen sind in § 9 HinSchG ausdrücklich geregelt und an strenge Voraussetzungen geknüpft.
Die interne Meldestelle wird personenbezogene Daten hinweisgebender Personen an weitere Personen und Stellen bei ALDI SÜD ausschließlich dann weitergeben, wenn eine ausdrückliche Einwilligung der hinweisgebenden Person vorliegt und die Weitergabe zur Durchführung von Folgemaßnahmen erforderlich ist. Eine Weitergabe an staatliche Stellen wie Strafverfolgungs- oder Verwaltungsbehörden erfolgt, wenn ALDI SÜD hierzu gesetzlich oder auf Grund einer gerichtlichen Entscheidung verpflichtet ist.
ALDI SÜD bedient sich Dienstleistern, die uns bei der Bereitstellung der technischen Infrastruktur, der Gestaltung unserer Services und der Durchführung unserer Aufgaben unterstützen und dabei Zugriff auf deine personenbezogenen Daten haben können.
Hierbei können auch Daten an externe Dienstleister und/oder Unternehmen der ALDI SÜD Gruppe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden.
Die Übermittlung erfolgt nur an Unternehmen in Drittländern, denen durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder an Unternehmen, die andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorweisen. Detaillierte Information dazu sowie über das Datenschutzniveau bei unseren Dienstleistern in Drittländern können beim jeweiligen Data Protection Coordinator / Datenschutzteam angefordert werden.
Speicherdauer und Löschung
ALDI SÜD wird alle Daten zum Meldeverfahren einschließlich der personenbezogenen Daten der hinweisgebenden Personen sowie von Personen, die Gegenstand einer Meldung oder in einer Meldung genannt sind gem. § 11 Abs. 5 HinSchG grundsätzlich für 3 Jahre ab Abschluss des Meldeverfahrens speichern und anschließend datenschutzkonform löschen.
Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen können jederzeit ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit ihrer gespeicherten Daten ausüben, sofern die Voraussetzungen nach Artt. 15 ff. DSGVO vorliegen.
Betroffene Personen haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Zur Ausübung der genannten Rechte können betroffene Personen sich an datenschutz@aldi-sued.de wenden.
Beschuldigte, werden über ein sie betreffendes Compliance-Verfahren gesondert und konkret im Laufe des Verfahrens informiert und erhalten Gelegenheit, sich zu den Verstößen zu äußern und ihre Rechte wahrzunehmen. ALDI SÜD wird hierbei die bestehenden datenschutzrechtlichen Informationspflichten, insb. nach Art. 14 DSGVO wahren. Wir weisen jedoch ausdrücklich darauf hin, dass diese Informationspflichten gesetzlichen Ausnahmen und Beschränkungen unterliegen, insbesondere um die Rechte und Interessen Dritter zu wahren und den Ermittlungserfolg nicht zu gefährden.
Angaben zu diesem Dokument
Stand der letzten Bearbeitung: 19.07.2024